Menú NCS Clock
Este módulo se incorpora para cumplir con el con la exigencia de Registro de Jornada del RDL 8/2019 de 12 de marzo de 2019 que obliga a todas las empresas a registrar la duración de jornada de los trabajadores.
El incumplimiento supondrá una infracción grave de la ley.
Según la nueva redacción del art.34 del ET, modificado por el RDL 8/2019, ‘La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.’
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»
Esta medida de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo pretende ser un instrumento de control de las horas ordinarias y extraordinarias que realizan los trabajadores tanto a tiempo completo como a tiempo parcial.
Los registros han de estar a disposición del trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Por lo que la empresa deberá tenerlo disponible en el centro de trabajo.
Dichos marcajes no se deben de manipular: Nota de Prensa y Guía de la TGSS
Este registro de jornada será obligatorio partir del 12 de mayo (2 meses desde la publicación del RDL8/2019). Su incumplimiento está sujeto a sanción.
NCS Clock es el único que incorpora la evaluación de impactos y los tratamientos que exige el Reglamento de Protección de Datos, ya que contemplara tal y como establece la AEPD en el listado de tipos de datos que requieren evaluación de impacto del 6 de mayo de 2019 (art 35.4) la obligación de realizar la evaluación impacto de los “tratamientos que impliquen la utilización de nuevas tecnologías o un uso innovador de tecnologías consolidadas…………..”
La Exportación de Datos a NCS Clock da de alta todas las empresas y sus trabajadores en la aplicación, lo que le permitirá a sus empresas gestionar los marcajes de entrada y salida desde un PC, un móvil o un sistema de validación conectado a un PC de forma inmediata y automática.
La plataforma de la asesoría permite el envío de un email con información de la aplicación, forma de acceso, las claves de usuario (que pueden cambiar) y los teléfonos de soporte para resolución de dudas y puesta en marcha.
Tiene a su disposición videos y ayudas para conocer su funcionamiento dentro de la misma aplicación. En el apartado Formación en la plataforma. A demás, en ésta web, dispone también de videos explicativos de las distintas opciones:
- Conexión de NCS Laboral con NCS Clock
- Traspaso y Alta de Datos en NCS Clock
- Configuración Plataforma NCS Clock
- Traspaso de Trabajadores y Alta Manual
- Listado de Informes Clock
- Edición de Datos del Cliente
- Marcaje del Trabajador
- Roles de los Trabajadores
Para la licencia NCS Laboral Asesorías incluye una licencia de una empresa para los despachos profesionales que podrá utilizar de forma gratuita para cumplir con el registro de jornada del personal de su despacho.
NCS Clock está totalmente conectado con el programa NCS Laboral:
Acceso a NCS Clock:
Accede directamente a la aplicación web de marcajes con clave de asesor. Por defecto abre la aplicación bajo el navegador de internet Crome, si no lo tiene instalado abrirá con el Edge. Tenga en cuenta que con el Explorer no funciona bien. En la web puede ver la información de los marcajes (entrada/salida) y los informes de horas trabajadas (ordinarias, extraordinarias y complementarias).
Exportación a NCS Clock:
Envía a la plataforma los datos necesarios para comenzar con el registro de jornada de los trabajadores para control de presencia.
- Da de alta como clientes todas las empresas de laboral que tengan indicado en la pantalla empresa ‘Conexión con Ncs Clock’ y tengan definido un email de contacto.
No podrá marcar las empresas que sean del Hogar, ni Artistas según instrucciones de la guia de la TGSS. - Da de alta todos los trabajadores (que estén en alta en el mes). que no tengan indicada la condición de cooperativista ni sean autónomos (G.Cotiz 99), lleva los datos necesaros para comenzar con los marcajes.
- Define el Calendario laboral del trabajador, indicando las que le corresponde trabajar a cada empleado en función de su contrato y flexibilidad laboral definida en la ficha del trabajador.
Importación de NCS Clock:
a mes vencido, cuando tenga los marcajes del mes, el asesor realizará la importación de datos de NCSClock a la aplicación de NCS Laboral de las horas trabajadas (horas ordinarias, horas extras no estructurales u horas complementarias en caso de tiempo parcial) y todos los registros de entrada y salida de cada día.
Tanto la Exportación como la Importación accede a la pantalla de selección de empresas con todas marcadas, para enviar o recibir por defecto están marcadas todas las suceptibles de enviar, puede enviarlas todas a la vez, o desmarcar y marcar las que desee. Recuerde que para exportar debe tener indicado el email.
Si tiene muchas empresas o muchos trabajadores se aconseja realizar la exportación y/o importación por intervalos de empresas (marque unas cuantas, realice la exportación y vuelva a seleccionar otro grupo) hasta completar el total de empresas que desea traspasar. Es un proceso intensivo de traspaso de datos que en función del número de trabajadores, de la conexión a internet y del número de empresas a traspasar puede resultar que tarde mucho en finalizar el proceso.
Para no dar de alta empresas que no desea conexión con NCS Clock desmarque esta opción en pantalla empresas, por ejemplo empresas sin trabajadores o empresas que por el volumen de trabajadores van a realizar un control de jornada manual.
Si ha enviado un intervalo grande de trabajadores y necesita abortar el proceso puede pulsar el botón ‘Cancelar envío’ y la empresa que le muestre en ese momento no se envía. Luego puede seleccionar el resto de empresas incluida la que estaba procesando cuando canceló el proceso y enviar el resto.
Sanción por incumplir el Control Horario de la Jornada Laboral
Cuando el registro se realice correctamente, pero se supere las 80 horas extraordinarias que es el límite legal anual, se estará cometiendo una infracción grave, lo cual está sancionado con una multa por importe de entre 626 y 6.250 euros.
También será infracción grave y el importe de la sanción será el mismo cuando no se registren diariamente las horas trabajadas o cuando las horas extraordinarias no hayan sido declaradas.
La empresa deberá guardar los informes de marcajes ‘Registro de Jornada’ durante 4 años.
Exportación a NCS Clock
Versión 20.11.0 de Laboral Incluye un asistente que le ayudará en la Exportación de empresas al Clock.
EL ASISTENTE, primero le muestra una lista de empresas que no tienen definido ningún email ni en la pantalla de empresa ni en la ficha del cliente (Entorno Asesorías). Al ser éste un dato necesario para mandar la información necesaria a las empresas para comenzar a funcionar con el reloj, no es posible exportar datos si no tiene un email de contacto.
Pulse el botón Listar relación para indicar el email si desea hacer la Exportación de dichas empresas una vez que haya indicado un email de contacto.
A continuación pulse sobre ‘Enviar los que tengan email’ para proceder a la Exportación de aquellas empresas que tienen email.
Al pulsar esta opción le aparecerá una selección de empresas a Exportar (aquellas que están en alta en el mes que tienen indicado conexión con NCS Clock), por defecto están marcadas todas para traspasar todos los clientes del asesor laboral y todos sus trabajadores, para que puedan comenzar con los marcajes.
Para realizar la exportación de datos es necesario que tenga un email definido en la pantalla de empresa, porque el asesor debe comunicar a sus clientes (via email desde la plataforma de NCS Clock) que tienen todos sus datos disponibles en la web y su clave de acceso para comenzar con los marcajes.
Nota importante: como este proceso puede tardar en función del número de trabajadores a exportar, debe realizar la exportación por intervalos de empresas.
Pantalla de Exportación: para versiones posteriores a la V. 20.11.0. ya no se incluye el Asistente Experto Exportación.
Directamente se mostrará la pantalla de Exportación de Datos.
Solo podrá marcar las empresas que tengan indicado un email en la pantalla de empresa (si tiene varios comuicará el email primero que tenga definido).
Si por cualquier motivo no desea dar de alta en la plataforma del reloj a alguna empresa puede desmarcar dicho código para no procesarlo.
Una vez que tenga los datos Exportados en la aplicación NCS Clock apartado clientes, deberá enviar a sus clientes la documentación adjunta (requerimientos para implantar el reloj y puesta en marcha) para que puedan comenzar con los marcajes.
- Notas Exportación de datos a NCS Clock:
- Obligatoriedad de tener definido un email. Dado que es necesario que el asesor envie un email a sus clientes para informales de todo, no se podrá exportar la empresa hasta que no indique un email en la empresa o en el cliente (Entorno Asesorías).
- No se exportan las empresas del régimen del Hogar ni de Artistas porque no se rigen por el ET.
- No se envían los datos de los trabajadores socios de cooperativas ni autónomos (grupo de cotización 99).
- Los trabajadores con contrato a tiempo parcial que solo tienen indicado porcentaje de jornada (no tienen indicada distribución de jornada diaria (indicado horas en los días de la semana tiempo parcial) deben enviar la jornada cada mes para ajustar las horas de su jornada de trabajo, porque lo hace en función de la jornada indicada y dicho porcentaje no está en todos los meses.
Importación de NCS Clock
A mes vencido, una vez que se tienen todos los marcajes del mes, puede recibir la información en la aplicación de laboral para el cálculo de la nómina. Recibirá las horas trabajadas y los marcajes de todos los empleados que tengan marcado el campo ‘Importar de NCS Clock’, (ese campo se crea con valor ‘Si’ para que por defecto importe los datos de todos los trabajadores).
A la hora de acceder, aparece la misma pantalla de selección de empresas para poder recibir los datos de las empresas marcadas.
A mes vencido, cuando tenga los marcajes del mes, se procederá a la importación de datos de los marcajes del reloj a la aplicación de NCS laboral, de las horas trabajadas (horas ordinarias, horas extras no estructurales u horas complementarias en caso de tiempo parcial) y todos los registros de entrada y salida de cada día.
En caso de que el trabajador no exista en la aplicación de NCS Laboral, se procederá a dar de alta en la aplicación con los datos básicos, que el usuario del programa debe revisar. Deberá indicar la fecha de nacimiento, domicilio y/o codigo de municipio. Se crea con unos valores por defecto que deberá revisar el asesor:
- El código de contrato por defecto: 401 si el trabajador es a tiempo completo o 501 si es tiempo parcial, tras recibir los datos debe indicar el código de contrato correcto si no es el indicado.
- Grupo de pago mensual y grupo de cotización 10.
- Salario segun empleado de salario base de 1 euro, debe indicar la categoría del convenio que se le aplica y/o modificar los datos salariales según empleado y/o eventual del mes.
- Tipo de cálculo de IRPF: Automático
- Si es trabajador del SEA le indica tipo de cotización Jornadas Reales.
En la importación de datos de empresas del SEA: Tanto si cotiza por Sistema General como si lo hace por Jornadas Reales, los días que llevan marcajes los graba como forzado cotizado al calendario laboral del empleado para forzar el cobro en todo caso y obtener los días a cotizar en caso de Jornadas Reales.
Para tiempo parcial rellena los campos de horas Lunes, martes, miercoles, jueves…. según lo que haya trabajado la primera semana con datos, debe revisarlo y si es tiempo completo en los días de la semana de tiempo completo.
En el calendario laboral lleva las horas trabajadas ordinarias, y si la jornada trabajada excede de la definida en su jornada laboral las lleva como horas complementarias pactadas si es tiempo parcial, o como horas extras no estructurales si es tiempo completo. Esta distribución de horas se puede modificar en la web NCS Clock antes de la importación.
- Puede visualizar los marcajes importados en el desplegable del botón calendario de la pantalla empleado. Muestra todos los marcajes de todos los trabajadores, a través de la pantalla de «Marcajes Importados».
- Si un trabajador tiene en el mes marcajes importados, el informe de horas (que se entrega con la nómina) incluirá estos marcajes, en caso contrario funciona como antes, toma los horarios de entrada y salida de cada día del calendario laboral del empleado y/o del horario habitual del trabajador.
- Si un trabajador tiene marcajes en NCS Clock y en el programa e laboral tiene fecha de baja, crea una nueva subficha y le importa sus marcajes.
- Si el trabajador tiene dos subfichas en el mes, al importar todos los marcajes del mes importará los datos a cada subficha en función de sus fechas de alta y de baja.
La importación es laboriosa, en principio si tiene muchos trabajadores, deberá hacerla por empresa o marcando varias empresas.
También existe la posibilidad de importar las Vacaciones de NCS Clock. Los datos a importar son independientes, por lo que se podrá parametrizar que datos se quieren llevar a NCS Laboral. Por defecto están marcadas las dos opciones, pero si lo desea puede desmarcar una para solo importar uno de los apartados.
- Esta opción tiene dos apartados para importar los datos del mes:
- Datos SIN VACACIONES: Si marca este indicador, el programa hará la Importación sólo de los datos de marcajes indicados, dias forzados, y alta de empleados del portal NCS Clock (ya lo hacía antes).
- Solo VACACIONES: Si marca este indicador, el programa hará la importación sólo de los días de vacaciones a disfrutar informados en el portal NCS Clock, teniendo en cuenta lo siguiente:
- La importación sustituirá los días de vacaciones existentes en el calendario del trabajador.
- En la importación se tendrá en cuenta la existencia de días de absentismo, huelga, suspensión, permiso sin retribución, inactividad y días de IT, los cuales si coinciden, no se llevarán como días de Vacaciones a disfrutar.
Si se ha indicado en la web NCS Clock, Compensación de horas por exceso o por defecto, en la importación NCS Laboral éstas se tendrán en cuenta a la hora de importar los datos.
- Tratamiento de Las Horas Compensadas en los registros de Marcajes con Horas de Ausencia:
- Si se han introducido Compensaciones de Horas de Ausencia en los registros del resumen de marcajes, en la Web Ncs clock, a la hora de hacer la Importación de los datos de NCS Clock a NCS Laboral, el programa hará una compensación de Horas de ausencia por Horas ordinarias de Trabajo (horas que se trasladarán a los días del calendario de Empleado), teniendo en cuenta el cómputo mensual existente en el mes que se esté importando.
- Si tras esa compensación, sobran o faltan Horas a compensar por horas ordinarias de trabajo, (debido al exceso o defecto de horas de ausencia), éstas se mostrarán de forma informativa, por trabajador, en la pantalla del calendario de empleado en el pie de la pantalla.
- En éste caso, el importe es negativo porque el trabajador, aún habiendo hecho compensación de horas en el mes, éste sigue debiendo horas ordinarias de trabajo a la Empresa.
- Recuerde que la compensación se hace sólo por Mes. Si sobran horas (valor en positivo) el programa no las tendrá en cuenta para el mes siguiente.
NOTA: Si existe algún trabajador, que se ha dado de alta en la Plataforma de NCS Clock, y no existe en NCS Laboral, éste se importará en el proceso de importación, siempre y cuando se hayan reflejado en él registros de Marcaje.
Envío de Nóminas desde Laboral NCS a NCS Clock:
También existe la posibilidad de enviar las Nóminas que se han calculado a traves del programa a la plataforma NCS Clock para que a su vez, sean revisadas y puestas a disposición por parte del Cliente a sus trabajadores.
Envío de Nóminas (Normal, Atrasos, Vacaciones y Sararios de Tramitación)