Certificados de Empresa

Se accede a esta pantalla desde el menú Contratos, desde desplegable del botón de Gestión de la pantalla principal o desde botón de accesos rápidos de la pantalla de empleado o el mismo en pantalla Baja en Empresa.

Mediante esta pantalla tendrá la posibilidad de visualizar, modificar, listar y enviar ‘Certificados de Empresa‘.

Al causar el trabajador baja en empresa o cualquier otro motivo para el cobro de prestación por desempleo hay que enviar las bases de cotización de los últimos 180 días al SEPE via fichero XML. Además el certificado en papel se entrega al trabajador.

Puede generar el documento y enviarlo al cliente por asesoriaweb, el fichero de comunicación de bases puede enviarlo directamente al INEM (fichero XML al certific@2).

Al entrar a la pantalla aparece una relación de los certificados de empresa no listados. Para poderlo listar o enviar, primero debe editarlo, cumplimentar los campos manuales, comprobar los datos automáticos y si lo desea puede modificar cualquier dato.

Al entrar en la pantalla aparecen todos los Certificados que hayan pendientes de listar en el mes de la pantalla, pinchando en la opción ‘Mostrar’, podrá seleccionar los Certificados que quiere visualizar, pudiendo marcar «No Realizados» (opción que aparece por defecto), «Realizados» ó «Todos«. Podrá pasar Certificados Realizados a No Realizados y viceversa para ello seleccione los que desea y pinche en el botón

-Seleccione el trabajador al que desee hacer el Certificado, edite el documento y se abrirá un documento pdf con todos los datos que obtiene de forma automática, debe indicar el resto de campos obligatorios, y puede modificar los campos que no son automáticos y al cerrar el documento se grabará.

El certificado de empresa muestra las bases de cotización correspondientes a los últimos 180 días cotizados. Incluye vacaciones no disfrutadas, atrasos y salarios de tramitación si los hubiese.

Si tiene varios códigos de trabajador con el mismo NIF y número de relación, se tienen en cuenta a la hora de buscar sus bases de cotización necesarias para la cumplimentación del modelo y en la cabecera aparecen los datos del trabajador con la última fecha de baja.

Se recomienda rellenar siempre la causa de baja en la pantalla de ‘Bajas en Empresa’ ya que es un dato obligatorio. El código y texto de la causa de baja la toma automáticamente de esa pantalla, excepcionalmente si no lo tiene cumplimentado lo puede rellenar directamente en el modelo, tanto código como texto, (en este caso si no usa el editor de pdf ADOBE, si selecciona de la lista ,no cumplimenta automáticamente el código de causa de baja ,porque no tiene posibilidad de ejecutar la programación java que permite hacer ésto, es mejor que indique el código directamente en la pantalla de baja en empresa).

-Para realizar envíos del fichero xml, debe indicar el NIF del representante (responsable del fichero), puede dar al botón para que lea el NIF del representante de la empresa que tiene seleccionada en la cabecera.

-El número de autorización aparecerá automático en el campo, cuando en la pantalla de ‘Empresa ‘esté marcada la opción de «Usar Sistema Red» y en la pantalla de Modificación de Parámetros, esté puesto el número de autorización. Una vez que aparece el número de autorización si no marca la opción , en el Certificado aparecerá «No acompaña TC-2 ni TA2. Autorización nº xxxxx», en caso contrario el texto que saldrá será «No acompaña TC-2. Autorización nº xxxxx».

Parámetros de la cabecera:

Tiempo Parcial: Días con horas

Incluir Periodo de ERE

Incluir código de Empresa y Trabajador

Enviar solo cotización año actual y anterior

Aplicar coeficiente de FyH

R.Mar: ‘No reducir las bases CC

– La edición se hace sobre un documento pdf. El botón editar, envío al INEM y envío por asesoríaweb leen del formato pdf.

Antiguamente (antes de diciembre del 2015 se hacía en word), si desea editar o hacer algún envío de uno ya editado con la versión anterior (formato Word) deberá marcar la opción Word en el desplegable del botón correspondiente (editar, Inem o asesoriaweb).

Debe tener parametrizado en el visor ‘pdf Acrobat Reader’ desactivar modo protegido al iniciar, para poder cargar los datos.

Si al abrir el Certificado de Empresa aparece en blanco o si al cerrar el Certificado de Empresa, pide guardar el documento porque ha hecho modificaciones (de bases o de distribución de jornada por ejemplo) y al guardar pide la ruta o ubicación donde guardarlo, debe quitar la protección del adobe: abrir un documento pdf cualquiera y en menú cabecera: edición –> Preferencias –> Seguridad mejorada –> Activar modo protegido al iniciar (debe quedar desmarcado).

El listado, y envío asesoriaweb en formato pdf , ya no incluye la ‘hoja de instrucciones’, si desea listarla de forma independiente pulse sobre el botón de accesos directos Ir a.. y seleccione la opción que desee:

· Instrucciones pdf CE del RG y SEA

-Seleccione con el botón un registro para enviar o imprimir el Certificado de un sólo trabajador o bien con el botón podrá seleccionar todos los que tiene en el mes, para imprimirlos a la vez.

Aunque estén todos marcados, únicamente podrá visualizar o modificar el Certificado sobre la que esté posicionado. Para visualizarlo o modificarlo, tendrá que seleccionar el registro del Certificado que quiera modificar, y pinchar en el botón , la selección es para imprimir, envío del certificado de empresa por asesoriaweb o para generar el fichero xml de envío al INEM.

El botón borra y vuelve a calcular todos los datos económicos del certificado de empresa. Por ejemplo si modifica la nómina manualmente y quiere que el Certificado (ya editado) coja los cambios automáticamente utilice este botón.

Los días cotizados que aparecen en el certificado de empresa para cada mes depende de si tiene indicado un valor en campo Cº Empresa en la ficha de empleado en el mes, si existe valor en dicho campo toma éste, en caso contrario lo obtiene de la nómina (para FyH toma los trabajados más los previstos de IT según Noticias RED 1,2 y 3 del 2018, para el resto de regímenes tomará dias trabajados más los de IT cotizados).

Para trabajadores a Tiempo Parcial, puede marcar ‘Tiempo Parcial: Días con horas’ si desea que realice la búsqueda de bases de cotización en función de los últimos 180 días con horas en el calendario laboral (es decir, los días que ha trabajado o los que le habría correspondido trabajar en caso de IT).

El ‘Certificado de Empresa para el régimen Frutas y Hortalizas, según consulta a la TGSS ,no se debe aplicar el coeficiente de permanencia en el cálculo de los días cotizados, anteriormente si se aplicaba porque alguna comunidad autónoma así lo indicaba. Si por algún motivo desea que aplique el coeficiente de permanencia en el cálculo de los días, debe marcar el check correspondiente en los parámetros de la cabecera de la pantalla ‘Aplicar coeficiente de FyH’.

• Al certificado de empresa se llevan los días de actividad, es decir, los días trabajados y los previstos de IT (solo los que le correspondía trabajar según Noticias RED 1, 2, 3 del 2018), este valor se guarda en la ficha empleado en la pestaña D.Especificos , en el campo’ Dias CºEmpresa ‘ el valor por mes. Si además ha indicado aplicar el coeficiente de FH, se aplica sólo a los días trabajados. Si ha indicado no actualizar campo Cº Emp de la pantalla empleado leerá los días trabajados más los previstos de IT.

• A la base de cotización del mes se descuenta base de los días de IT no previstos: en las bases de cada mes se descuenta la base de cotización que corresponde a los días no previstos dentro del periodo de IT (esto se hace para hacer coincidir las bases expresadas a los días comunicados en el certificado de empresa en cada mes (son los trabajados + dias de IT previstos).

‘Incluir periodo ERE’: Sirve para indicar que desea que se incluya en el certificado de empresa el periodo que el trabajador ha estado en un Expediente de Regulación de Empleo (haya trabajado después o no después de terminar el ERE). Si no lo marca solo tendrá en cuenta el periodo total si no ha tenido un ERE, o solo el periodo posterior al ERE si lo ha tenido.

Si marca la opción de ‘Incluir código de empresa y trabajador’, en el pie del documento en su parte izquierda aparecerá el código de empresa y de trabajador que le ayudará para realizar el archivo de documentos.

Este check le aparecerá marcado si previamente lo ha marcado para otra empresa pues es un valor que se graba al salir de la pantalla de Certificados de Empresa.

‘Enviar cotiz. solo del año actual y anterior‘: el Certific@2 solo admite bases del año actual y del anterior, en caso de trabajadores a tiempo parcial, o fijos discontinuos o jornadas reales, si se cotizan pocos días, suele tener que ir a buscar bases de cotización a años anteriores para completar los últimos 180 días cotizados, pero al enviar el XML al certific@2 si abarca bases de años más antiguos que el año anterior da error, este límite lo realiza el SEPE al validar el fichero XML, por tanto deberá marcar esta opción, para solo enviar los dos últimos años.

Ej. si la baja es en Enero del 2021 solo admite bases de meses atrás hasta enero del 2020.

-Para empresas del Régimen del Mar, se activa un check, ‘No reducir las bases CC’, para indicar si desea o no que aparezcan las bases de Cont. Comunes reducidas por los coeficientes de reducción aplicables para el cálculo de cuotas de la Seguridad Social. Debido a que la Dirección Provincial de las distintas administraciones del Instituto Social de la Marina requieren la información de forma diferente.

Si desea que las bases de cotización por Cont. Comunes aparezca reducida y la de Cont. Profesionales sin reducir no marque esta opción. Si desea que ambas estén sin reducir no marque esta opción.

Certificado de empresa de un trabajador con contrato formativo:

Si existen vacaciones no disfrutadas en el momento de la baja debe calcular la nómina normal, luego la de vacaciones y luego otra vez la normal para integrar la base de cotización y los días cotizados del mes de la baja en el mes normal y si se va al siguiente mes quedará la base correspondiente al siguiente mes en la nómina de vacaciones.

Certificado de empresa del ERE:

El número de ERE indíquelo con la siguiente estructura (5d+4d): cinco dígitos para el número y cuatro para el año: ejemplo 012342021 este valor debe indicar en el certificado de empresa para el ERE 01234 del año 2021.

Envío del Certificado a la empresa por Asesoriaweb:

Una vez hechos todos los cambios necesarios, podrá enviar los Certificados a través de asesoriaweb a su cliente pinchando en el botón en su desplegable podrá enviar el formato antiguo en Word si se trata de un CE antiguo que se editó en dicho formato.

EnvÍo de bases de cotización al SEPE:

Para realizar el envío al INEM del fichero XML generado con los datos del documento para ello pulse el botón , a través de su desplegable podría enviar las bases del documento antiguo editado en word.

Procedimiento de Envío de uno o varios Certificados de Empresa al SEPE botón INEM (fichero XML).

• Para cada comunicación debe indicar el representante, persona que hace la comunicación (es un dato obligado del fichero a generar), indique su NIF o pulse sobre el localizador y seleccione uno. Si indica un NIF que no está dado de alta en Terceros (mantenimiento de perceptores y otras personas) le abrirá la pantalla correspondiente para darlo de alta. Si desea que aparezca el representante de la empresa pulse sobre el botón actualizar que hay a la derecha del nombre del representante.

• Después de cumplimentar todos los datos y de haber grabado, deberá seleccionar los registros de los trabajadores que vd desee enviar, pinche con el ratón dos veces sobre dicho registro o seleccionar todos los trabajadores de la pantalla a través del botón. Después pulse el botón y se generará el fichero con todos los datos de los certificados de empresa seleccionados .Por defecto el fichero .xml se genera en \NCSCA\Serie000\Certificados\Exxxxx\ (en subcarpetas por empresa) . El nombre del fichero se compone del código de la empresa, con el del trabajador (o del primer y último trabajador seleccionados) y el día y mes de la fecha del sistema del equipo en el momento de generar el fichero xml.

• Una vez que haya generado el fichero copie la trayectoria que le aparece en el cuadro de diálogo con botón derecho del ratón opción ‘copiar’, a continuación entrará en la página web de Certific@2 del INEM y tras identificarse como usuario (solo la primera vez que acceda) podrá realizar el envío, para lo que la web le solicitará la trayectoria donde se encuentra el fichero de envío, en este momento pulse botón derecho del ratón y de pegar.

-Todos los registros grabados se pueden filtrar en pantalla por grupo, en función del Código de Cuenta de Cotización (general, formativo, administrador, cooperativista, excluidos del censo agrario) a los que esté adscrito cada trabajador. Se pueden visualizar y enviar al Inem todos los certificados de empresa de los trabajadores de todas las cuentas de cotización (CCC) a la vez.

-Sólo se pueden enviar certificados de empresa por fichero XML de trabajadores con DNI ó NIE, si sólo dispone de pasaporte no podrá realizar el envío (devuelven el fichero con error porque no lo permite la aplicación), deberá entregarlo en papel en su oficina de empleo.

Información certific@2. INEM

Nota: en el fichero XML del certificado de empresa del SEA, no se lleva la etiqueta de vacaciones no disfrutadas en caso de jornadas reales porque el sistema no las admite (en el certificado físico en papel si las lleva si están liquidadas, pero en el fichero xml no se incluyen porque no lo admiten).

Botón Mostrar :

Todos los registros Certificado de Empresa con fichero xml generados pasarán a realizados por lo que para volver a visualizarlos tendrá que seleccionar en la pantalla «mostrar realizados». Cualquier registro realizado podrá forzarse a través del botón para que aparezca como no realizado y viceversa.

Dentro del grupo de Código de Cuenta de Cotización y de la opción de mostrar (realizados, no realizados o todos) seleccionados en la pantalla se podrá filtrar o buscar a un trabajador en concreto, para ello indique código o NIF de trabajador, utilice la lupa para facilitar la búsqueda, y pulse el botón , para que se muestren en la pantalla el registro o registro de NIF en el mes y año en que en ese momento tenga en la pantalla.

Pulse botón para consultar la tabla de errores de respuesta del INEM en caso de detectar una anomalía en la información contenida en el fichero XML. Indique el código de error que desea consultar y pulse sobre para localizarlo.

Ejecutar el programa en modo administración, debe parametrizarlo en uno de estos modos:

a) Desde el explorador estando sobre el ejecutable del programa (NCSLab.exe) ,pulse botón derecho

b) Sobre el acceso directo del escritorio, pulse botón derecho

En ambos casos debe marcar la opción ‘ ejecutar este programa como administrador y dar aceptar.

En algunas versiones del sistema operativo se puede ejecutar como administrador directamente tras pulsar botón derecho sobre el ejecutable ncslab.exe

–Desactivar modo protegido al iniciar en el programa Acrobat Reader:

Parámetro del programa Acrobat Reader DC: Ejecute el programa, en el menú de Edición, pulse Preferencias y en el Apartado Seguridad (mejorada) debe desactivar modo protegido al iniciar.