Esta pantalla sirve para indicar los parámetros de traspaso de nóminas y Seguros.
Se accede desde menú cabecera Enlaces en su apartado NCS Contabilidad y debe definir los datos requeridos en el apartado Enlace a Contabilidad y las contrapartidas de nóminas y seguros.
Pantalla:
Nota importante: la opción de cuentas contables a 11 dígitos que va a generar xml de enlace de nóminas con clave de percepción para 190 disponible en versión 23.1.0.
A partir de la versión 24.9.1 se le da un tratamiento especial a los siguientes conceptos de especie:
Para estos tipos de gasto en especie no se utiliza la cuenta de ingresos 75500000x como asiento puente para compensar el gasto que se contabiliza por separado por ser especie. Esto es para evitar contabilizar el gasto doble y una compensación con ingresos.
Parámetros de Enlace a Contabilidad:
Empresa: Al entrar a la pantalla indica por defecto la empresa seleccionada en la pantalla principal, si desea trabajar con otra indique su código o utilice el localizador, con el botón lupa accederá a una lista desplegable con todas las empresas que tenga dadas de alta y donde podrá elegir el código de la que desea realizar la operación.
Trabajador: Por defecto aparecerán todos los trabajadores de la empresa, desde aquí marcaremos el intervalo de trabajadores del que queremos hacer el traspaso a Contabilidad. Esta parametrización sólo se tiene en cuenta en el traspaso de Nóminas.
Mes: Por defecto toma el mes activo en la pantalla principal, si desea otro, Indique el mes que desea realizar el traspaso de datos. En caso de atrasos (AA, VA ó ST) debe indicar el mes de inicio. Traspaso de atrasos
Fecha Contable: Fecha que aparecerá en el asiento contable, por defecto toma la fecha del sistema, pero puede modificarla.
Nº de Documento Contable: Indicaremos el primer nº contable que desea que aparezca en el asiento de la primera nómina a traspasar y el programa numerará de forma correlativa para las siguientes nóminas.
De igual forma se hace con los Seguros Sociales.
Incluir nº de referencia en observaciones: Si marcamos esta opción aparecerá el nº de referencia de cada nómina en el apartado `observaciones´; pero si queremos que en observaciones aparezca una anotación en vez del nº referencia, deberá estar despicada la opción. Es el mismo indicador que aparece en las opciones de indicador de listado de nóminas y seguros respectivamente.
El nº de referencia en caso de nóminas está estructurado de la siguiente manera: una N y 9 dígitos:
N: Es fija.
1º Dígito:
1: Corresponde a la nómina del mes normal.
2: Corresponde a la Paga Extra cuando este separada.
3: Corresponde al Finiquito cuando este separado.
4: Corresponde al cálculo de nóminas de atrasos.
5: se trata de una nómina de vacaciones.
6: es una nómina de salarios de tramitación.
2º y 3º Dígito: Indican el mes en el que se ha realizado la nómina.
6 últimos dígitos: Indicará el código del trabajador al que se le ha realizado la nómina.
El nº referencia en caso de Seguros Sociales:
S. fijo que indica que es un Seguro Social.
Tipo (2): NO normal,
AA atrasos,
VA vacaciones,
ST salarios de tramit,
Año (2) del seguro que se traspasa
Mes(2): mes de cálculo de los seguros (para atrasos, vacaciones y salario de tramitación, es el mes donde se graba el seguro (inicio).
Grupo (1): 0 general,
1 aprendiz,
5 administrador,
6 cooperativista,
7 complementaria por pluriempleo.
Tipo de liquidación (1): 1 cuota íntegra, 2 cuota empresa, 3 cuota trabajador.
Campos CL-Observaciones:
CL. Indicador que desea que aparezca en campo Clave. justo delante de observaciones
Observaciones: Indique en este apartado la anotación que desee que aparezca en el asiento contable en el apartado Observaciones, sólo si no ha marcado Incluir referencia en observaciones o incluir NIF del trabajador en Observaciones.
Si marca Nº referencia en Observaciones, aparecerá el número de nómina y/o seguro que se traspasa en el apartado observaciones.
Si marca Incluir NIF trabajador en Observaciones, en dicho apartado se incluirá el NIF del trabajador en todos los apuntes que se generen de la nómina en cuestión.
NIF y referencia son incompatibles y tienen prioridad sobre lo indicado en observaciones, de tal modo que si está picado alguno de los dos no llevará el contenido del campo observaciones sino que lo rellenará con el NIF del trabajador o con el número de referencia del documento que se contabiliza respectivamente.
NºEmpresa: Indicaremos a que empresa de Director vamos a traspasar los datos de laboral. Este campo sólo aparece si marca cuentas a 8 dígitos o a 10 dígitos.
Si marca 10 dígitos el directorio donde se graba el fichero será unidad;\ncsca\40traspasos\DatosExternos\
Directorio: Indicaremos la dirección donde esté instalado el programa de contabilidad para generar el fichero en el directorio correspondiente:
Si marca 8 dígitos entiende por defecto que es una instalación de Director, en este caso carga por defecto el directorio c:\director
Si marca 10 dígitos entiende por defecto que es una instalación de NCS Contabilidad y carga por defecto unidad;\ncsca\40traspasos\DatosExternos\
Los ficheros que se generan se llaman DATOSEXT.emp con extensión número de empresa en Director
Atrasos, vacaciones o salarios de tramitación: Marque esta opción, si lo que desea es traspasar nóminas y/o Seguros de atrasos.
Meses 13 a 16 : En el programa de Director no existe el año, por lo tanto tenemos que adaptar nuestra fecha a Director. El problema se plantea para los 4 primeros meses de cada año, puesto que en Director se puede estar trabajando con el año siguiente sin haber cerrado el año anterior; para esto utilizamos los meses 13, 14, 15 y 16, puesto que carecen de año. Si esta opción esta marcada y la fecha contable es de Enero pasará datos al mes 13, Febrero 14, Marzo 15 y Abril al 16. Para el resto de meses contabilizará en el mes correspondiente.
Mes Ref: sólo se activa si ha marcado traspasar Atrasos, VA o Salarios de Tramitación. Debe indicar el mes de referencia de los atrasos, VA ó sal. tramitación q desea traspasar.
Tamaño de las cuentas contables y tipo de enlace:
Ctas 11 dígitos, sirve para hacer el enlace a NCS Contabilidad de nóminas y seguros sociales en formato XML indicando el desglose de percepciones y retenciones por clave 190.
Por defecto en directorio carga unidad:\ncsca\40traspasos\Comunicaciones que es donde se graba el fichero.
Es imprescindible tener el mismo número de dígitos en cuentas personalizadas para que el traspaso se realice correctamente, Si una empresa en la pantalla de enlace tiene cuentas a 11 dígitos en cuentas personalizadas también tienen que tener 11 dígitos.
Cuando entra a la pantalla con una nueva empresa por defecto marca Ctas 11 dígitos para enlaces con fichero XML,
Ctas 10 dígitos, sirve para hacer el enlace a NCS Contabilidad de nóminas y seguros sociales en formato txt (Datosext).
Debe indicar en directorio unidad:\ncsca\40traspasos\DatosExternos que es donde se graba el fichero que se genera en una subcarpeta según la empresa indicada.
Esta parametrización 11 o 10 dígitos, así como las contrapartidas que se detallan abajo se graban por empresa.
Contrapartidas:
En este apartado se reflejan la denominación de las cuentas y los códigos de las mismas que se traspasarán a contabilidad por defecto, si no tiene una cuenta personalizada por trabajador.
Todos los parámetros definidos en este apartado se guardarán por empresa.
Por defecto carga unas contrapartidas con las cuentas más comunes utilizadas, si para algún tipo de gasto y/o ingreso desea otra cuenta puede modificarla.
NOMINAS:
Código de Concepto: Código de concepto para contabilizar la nómina en Director; por defecto se refleja el 10.
Contabilizar Pago: Si marca esta opción, al final del asiento se cancelará la cuenta de Remuneraciones Pendientes de Pago con cargo a Tesorería.
NOTA: El asiento contable que se genera por defecto es el siguiente:
Sueldos y Salarios a Org.SS. acreedora
a Hda. Pública acreedora Retenciones
a Anticipos
a Remuneraciones Pendientes de Pago
y para el cobro:
Remuneraciones Pendientes de pago a Bancos
Contrapartidas de nóminas si tiene marcado Ctas a 10 u 8 Dígitos:
En este apartado puede hacer un desglose de cuentas si desea distinguir distintos tipos de gasto:
- Posible desglose del Devengado: Sueldos y salarios, indemnizaciones, O.Gtos Sociales 1 y 2, Salario Especie, Prestaciones, Complementos por IT, Vacaciones y Finiiquito. Si tienen la misma cuenta se suman para hacer el asiento.
En Otros gastos sociales puede por ejemplo distinguir la clave L 01 dietas y gastos de viaje en una cuenta distinta. - Posible desglose de Deducciones: Org.SS Acreedores (cuotas trabajador a la SS), H.P acreed (retenciones), Anticipos, Otras deducciones.
- Tesorería y Remuneraciones pendientes para contabilizar el pago.
Estas cuentas sólo se utilizan si no existe una personalizada por trabajador. Por ejemplo si por trabajador sólo se personaliza la cuenta de remuneraciones pendientes (465) para el resto de contrapartidas se utilizar la que se defina en esta pantalla.
Contrapartidas de nóminas si tiene marcado Ctas 11 Digitos:
- Posible desglose del Devengado: Sueldos y salarios y resto de gastos excepto Otros gastos sociales 1 y salario en especie. Si tienen la misma cuenta se suman para hacer el asiento.
En Otros gastos sociales puede por ejemplo distinguir la clave L 01 dietas y gastos de viaje en una cuenta distinta. - Posible desglose de Deducciones: Org.SS Acreedores (cuotas trabajador a la SS), H.P acreed (retenciones), Anticipos, y Otras deducciones.
- Tesorería y Remuneraciones pendientes para contabilizar el pago.
Salario Especie por defecto aparece el concepto 6400000001
Ingreso Especie por defecto aparece el concepto 7550000001
La cuenta de Ingreso Especie se utiliza como contrapartida para compensar el gasto del salario en especie (porque la empresa ya contabilizó el gasto con la adquisición del producto en especie que entrega a los trabajadores).
Traspaso de Seguridad Social de Autónomo es un salario en especie que no se hace la contrapartida con ingreso en especie sino que se lleva directamente a la cuenta 476 Organismos de la SS acreedores, por semejanza de las cuotas seguridad social de trabajadores cuenta ajena y autónomos.
Asiento sería:
64000000001 Sueldos y salarios (esp) a 476000001 Organismos SS acreedores
Estas cuentas se usan en ausencia de una específica en el apartado cuentas contables personalizadas. Si existe como personalizada por trabajador se tomará ésta, y en caso de que no exista se tomará la contrapartida por defecto.
Para realizar el traspaso correctamente a Contabilidad hay que asegurarse primero de que las nóminas se encuentran listadas (realizar la comprobación en la pantalla de `Indicador de Listado´ a través del botón del pie de la pantalla.
Para contabilizar las nóminas es necesario identificar el tipo de concepto, sirve para identificar aquellos conceptos que no se contabilizan en sueldos y salarios, así como los que tienen un tratamiento especial como salario en especie, otros gastos sociales, deducciones, para ello debe utilizar la pantalla de conceptos asociados.
Puede si lo desea parametrizar por trabajador la cuenta contable para los distintos apartados. Ver Cuentas Personalizadas.
Traspaso de nóminas de atrasos:
Debido a que estas nóminas se graban en el mes de inicio del periodo de atrasos, se contabilizan de forma separada; al marcar esta opción solo contabilizará estas nóminas. En este caso indique el mes de inicio de los atrasos en los campos año y mes de la cabecera y mes de referencia del apartado nóminas y en fecha contable la que desee que aparezca en el asiento contable.
Recuerde que para el indicador de nóminas (y saber que mes debe traspasar) estas están en el mes de inicio del periodo de cálculo y vienen referidas como: N4. nóminas de atrasos, N5. nóminas de vacaciones y N6. Salarios de tramitación.
Si se trata de atrasos, vacaciones o salarios de tramitación debe indicar el mes y año de referencia y en mes a traspasar el mes de inicio del periodo de cálculo.
Ej. en de atrasos mes referencia Abril 2021 y periodo de cálculo de Enero 2020 a Marzo 2021
Ejemplos de asientos contables:
Ejemplo de nómina con salario en especie con dos parametrizaciones distintas en contrapartidas:
Trabajador con salario 1000 y salario en especie 290 de recibo de autónomo y retención 290.
a) Salario Especie =6400000001 e Ingreso Especie= 6400000001 ambas se compensan y solo aparece como gasto el resto del salario porque el gasto ya se contabilizó con recibo de autónomo o factura de compra del bien o derecho en especie repercutido
Asiento:
1000 Sueldos y Salarios a Hda. Pública acreedora Ret. 150
a Remunerac. ptes de pago 850
b) Salario Especie =6400000001 e Ingreso Especie= 7550000001 cuenta de ingreso que compensa el gasto contabilizado con el recibo de autónomo o factura de compra del bien o derecho en especie repercutido
Asiento:
1290 Sueldos y Salarios a Hda. Pública acreedora Retenciones 150
a Otros Gtos (755) 290
a Remunerac. ptes de pago 850
Si desea que no se contabilice por la cuenta intermedia de Remuneraciones Pendientes de Pago, indique no contabilizar pago y en cuenta de Remuneraciones Pendientes ponga la cuenta de Tesorería, quedando el asiento contable de la siguiente manera:
Sueldos y Salarios a Org.SS.acreedora
a Hda. Pública acreedora Retenciones
a Anticipos
a Bancos
SEGUROS SOCIALES:
Sólo se pueden traspasar aquellos seguros sociales que tienen el indicador de listado ‘si’ y traspasado ‘no’, para ello entre en el apartado Indicador seguros y de al botón importar.
Para realizar el traspaso de seguros sociales a Director o NCS Contabilidad, debe haber calculado los TC’s, El programa calcula la cuota obrera para descontarla, si se han liquidado con cuota íntegra, para contabilizar el gasto correspondiente a la cuota empresa.
Aquí le aparecen las cuentas por defecto, con el número de dígitos seleccionado en la pantalla, si desea modificar alguna cuenta puede hacerlo:
a) Si desea que las reducciones, bonificaciones y compensaciones por IT se compensen con las cuotas de la seguridad social (contabilizar por el líquido del seguro, ya sea a pagar o a devolver) indique la misma de gasto en Sub/Reduc. y en SS Empresa
El asiento propuesto es el siguiente:
642. SS empresa a 476 Org. SS acreedores.
y por el pago:
476 Org. SS acreedores a 570 Caja o Bancos
Ej. Cuota íntegra: liq.30400 lleva aplicadas 1200 de bonif.
Cuota Empresa: 24600 lleva aplicadas 1200 de bonif
Cuota trabaj.5800
Gasto:
642 SS empresa 24600 a 476 Org. SS acreed 24600
pago cuota empresa:
476 Org.SS acreed 24600 a 570 Caja o banco 24600
pago cuota trabajador:
476 Org. SS acreed 5800 a 570 Caja o banco 5800
ó pago cuota íntegra:
476 Org. SS acreed 30400 a 570 Caja o banco 30400
b) Si desea identificar como ingreso las Reducciones, bonificaciones y compensaciones por IT: se indica cuenta específica de ingreso donde desea hacer el apunte de ingreso de las compens.y bonif, y en SS Deudores la cuenta que corresponde.
El asiento propuesto es:
- SS empresa a 476 Org.SS acreed.
- Org. SS deudores a 740 Ingr./Subv expl.
y por el pago:
476 Org. SS acreedores a 471. Org. SS deudores
a 570 Caja o Bancos
Ej. Cuota íntegra: liq.30400 con 1200 de bonif.
Cuota Empresa: 24600 con 1200 de bonif
Cuota trabaj.5800
Gasto:
642 SS empresa 25800 a 476 Org. SS acreed 25800
471 Org. SS deud. 1200 a 740 Ing/subv.expl 1200
pago cuota íntegra:
476 Org.SS acreed 31600 a 471 Org.SS deudores 1200
a 570 Caja o banco 30400
pago cuota empresa:
476 Org. SS acreed 24600 a 570 Caja o Banco 24600
pago cuota trabaj:
476 Org. SS acreed 5800 a 570 Caja o Banco 5800
Apartado de Contabilizar el pago de los Seguros Sociales:
Fecha de Pago: Si indica una fecha distinta a la hora de contabilizar el pago de las cuotas a la Seguridad Social, tomará esta fecha en vez de la fecha contable. Para los apuntes de gasto pondrá la fecha contable y para los apuntes del pago pondrá esta fecha.
ej. Seguros de noviembre que se pagan el 15 de Diciembre
con fecha 30/11 se contabiliza el gasto: 642 SS empresa 24600 a 476 Org. SS acreed 24600
con fecha 15/12 se contabiliza el pago: 476 Org. SS acreed 30400 a 570 Caja o banco 30400
Funcionamiento de los botones del pie:
Botón 
permite acceder de forma rápida a las opciones de cuentas contables y de conceptos asociados, del convenio que tiene asignado la empresa indicada en la cabecera de la pantalla. También de permite el acceso a la pantalla de nóminas normales y de atrasos para facilitar las comprobaciones.
Indicador Nóminas: Botón de acceso a la pantalla de indicador de listado de nóminas.
Indicador Seguros: Botón de acceso a la pantalla de indicador de listado de seguros sociales.
Generar: Una vez introducidos los datos pulse este botón para generar el fichero de apuntes. Tras generarlo le pregunta si desea visualizarlo.
Si obtiene el mensaje siguiente revise si los parámetros indicados y compruebe que las nóminas y/o los seguros están listadas y no traspasadas.
‘Según la parametrización indicada no existen nóminas a traspasar’.
Asesoriaweb: Una vez generado el fichero puede enviarlo a asesoríaweb, para poder hacer el envío de los asientos contables a través de asesoriaweb.com, debe de pinchar en el botón de una vez que haya generado el fichero de nóminas traspasadas.
Fichero de texto de enlace a contabilidad DATOSEXT.txt sin clave 190
Si tiene marcado cuentas 10 u 8 dígitos se genera un fichero txt con el siguiente formato:
Indique la empresa, mes y año de traspaso, revise que las nóminas están con el indicador de listadas y no trasvasadas.
Veamos un ejemplo:
En este caso indica para la cuenta de gasto (640000001. Sueldos y salarios) el importe de el total devengado de la nómina, en la 4760000001 (organismos SS acreedores) la cuota a la SS del trabajador, en la 4751000001 la retención aplicada en la nómina y el líquido de la nómina en la 4650000001, seguido del pago de la nómina (465 a 570).
Los importes positivos van al Debe del diario de apuntes y los negativos al Haber.
Enlace de la cuota de Seguridad Social de Autónomo indicada en nómina
6400000x Sueldos en especie a 47600001 Organismos de la seguridad social acreedora
Enlace de planes de pensiones
6430000x Aportación Plan de Pensiones a 466000001 Remun. pendiente primas devengadas y no pagadas