En la pantalla de Enlace a Contabilidad NCS, si tiene marcado la opción Cuentas a 11 dígitos, al pulsar botón generar, obtendrá un fichero xml con el desglose de apuntes y de retenciones listo para poderlo leer desde la aplicación NCS Contabilidad, opción de Comunicaciones.
Primero debe parametrizar las cuentas personalizadas de los trabajadores, porque las retenciones se hacen a personas físicas concretas, por lo que cada trabajador debe tener personalizada la cuenta de remuneraciones pendientes (465xxxxxxx) como mínimo. Además puede parametrizar la cuenta de gasto de Sueldos donde se englobarán todos los gastos de la nómina excepto si indica una cuenta contable distinta para Otros Gtos 1 para que vayan a la clave L01 con una cuenta distinta.
La generación del fichero con todos los asientos permite su visualización para realizar comprobaciones.
Pantalla de enlace:
Indique la empresa, intervalo de trabajadores (por defecto son todos), el mes y año a traspasar y compruebe el directorio donde desea grabar el fichero para recibirlo en NCS Contabilidad.
El número de empresa en este caso coincide con el código de cliente si es la misma base de datos, si desea generar el fichero para enviarlo a otra base de datos indique el número de empresa que corresponda a la base de datos destino.
Compruebe los datos de las cuentas por defecto que va a utilizar el programa para confeccionar los asientos. Recuerde que sólo puede utilizar dos cuentas de gasto distintas para contabilizar la nómina, una para sueldos y salarios y otra para Gastos sociales de la clave L01.
Si marca traspasar nóminas de ATRASOS deberá indicar el año y mes de referencia en los campos que se habilitan al marcarlo.
Traspaso de nóminas:
Sólo se traspasan nóminas del intervalo de trabajadores indicados, las que estén con el indicador listadas y no trasvasadas.
De una nómina se pueden generar hasta 4 asientos distintos que tendrán el mismo número de documento, los dos primeros tienen dos apartados bien diferenciado, la lista de apuntes y la lista de las retenciones (desglosadas por clave):
1.- Asiento que recoge todas las claves excepto la L01 si ha indicado otra cuenta de gastos en Otros Gtos 1. tipo 54 porque se va a recibir en NCS Contabilidad en plantillas de nóminas.
2.- Asiento que recoge sólo la clave L01 si ha indicado que va a otra cuenta de gastos, en Otros Gtos 1. Será tipo 53 porque sólo recoge esta clave de retención y se recibe en la introducción libre de NCS Contabilidad.
3a. – Asiento que minora las remuneraciones pendientes en caso de embargos, salario en especie u otras deducciones
3b. Asiento de aportaciones a planes de pensiones
4.- Pago de nómina del importe de remuneraciones pendientes para saldar los tres asientos anteriores.
Veamos un ejemplo:
Nómina con las claves siguientes:
A1 dinerarias excepto prestación IT: base 500, retención 25
A2 dinerarias prestación IT: base 700, retención 35
A1E dineraria en especie repercutido: base 50, ingr.cta 2,5
Todas las claves A van a la cuenta de Sueldos y Salarios 64000000001 porque el trabajador no tiene una personalizada propia. 500+700+50=1250 base, y retenciones 25+35+2.5=62,5
L1 Dietas a otra cuenta de gasto (64090000001): 85
Embargo: 130
Coste Seguridad Social=91,88
Liquido nómina = 1095,62+85-180=1000,62
| Tipo de asiento | Lista apuntes | Lista Retención |
| Asiento 1 | 1250 Sueldos y salarios (640) – 1095,62 Remuneraciones pendientes (465) – 62,5 H.P. acreedora por retenciones (4751) – 91,88 Org. SS acreedores (4760) | A1 base 500 retenc.25 y SS 91,88 A2 base 700, retenc. 35 A1E base 50 y retenc 2,5 |
| Asiento 2 | 85 Otros gtos soc.1 (6409) – 85 Remuneraciones pendientes (465) | L1 base 85 |
| Asiento 3 | 180 Remuneraciones pendientes (465) – 130 Deducciones embargo(460) – 50 Ingreso especie (755) | |
| Asiento 4 | 1000,62 Remuneraciones pendientes (465) – 1000,62 Tesorería (570) |
Tenga en cuenta que si la especie fuese no repercutido sólo se diferencia el primer asiento que sumaría en el apartado Sueldos y Salarios el importe del ingreso a cuenta del salario en especie y cambiaría remuneraciones pendientes que recogería también el ingreso a cuenta, siendo los mismos apuntes en Lista Retención. Por tanto el asiento 4 del pago de la nómina también incluiría el ingreso a cuenta de la remuneración en especie.
Nóminas de Atrasos:
Se indica en mes de la cabecera el mes de inicio y al marcar Atrasos, Vacaciones o ST se habilita el campo para indicar el mes de referencia del cálculo.
Traspaso de Seguros:
Se realizan dos asientos, uno para recoger el coste y otro para realizar el pago que puede ser con una fecha distinta.
Si tiene CCC único hará un asiento solo del gasto y uno del pago con los importes correspondientes a la suma de todos los TC1 que tenga generados (grupo general, formación, administradores y cooperativista) si no tiene indicado mes de inicio de CCC único hará un apunte de gasto y otro del pago de cada grupo que tenga datos (general, formación, administrador o cooperativista).
Si la fecha de pago del seguro social es distinta a la fecha contable indicada en la cabecera, contabilizará el gasto en la fecha contable y el cobro en otro asiento en la fecha de pago.
Asiento contable de seguro social:
+ Seguridad social a cargo de la empresa(642) por el coste
– Organismos SS acreedores (4760) por el coste
+ Organismos SS Deudores (471)
– Subvenciones y reducciones (740)
ej.
| Tipo asiento | Asientos sin CCC único | Asientos con CCC único |
| coste Total TC1- Aportación trabajador | Grupo General: 3077,18 -676,36 =2400,82 Grupo Formación: 149,06 -27,51 =121,55 Grupo Administrador: 937,27 – 138,01=799,26 Grupo Cooperativistas: 892,13 -142,88= 749,25 Asientos independientes por cada grupo | Total 5055,64-984,76=4070,88 Un solo asiento |
| pago Total TC1 cuota íntegra | Grupo General: 3077,18 Grupo Formación: 149,06 Grupo Administrador: 937,27 Grupo Cooperativistas: 892,13 Asientos independientes por cada grupo | Total 5055,64 Un solo asiento |
Recepción de los apuntes en NCS Contabilidad
En menú cabecera Auxiliares, opción Comunicaciones, apartado Recibir datos
Debe recibir primero las cuentas personalizadas, todas sólo una vez, y posteriormente cuando hayan habido nuevas altas de trabajadores.
Y una vez que tiene todas las cuentas dadas de alta las personalizadas y las cuentas por defecto de la pantalla de enlace puede recibir el diario de apuntes.
Los ficheros que se generan desde NCS Laboral se graban en el directorio que indique en la pantalla de enlaces para cada empresa. Una buena opción es indicar una carpeta para cada cliente/empresa, por ejemplo NCS164, al generar el fichero si esa carpeta no existe la crea automáticamente.
En nuestro ejemplo en E:\NCSCA\40Traspasos\Comunicaciones\NCS164
Los ficheros generados desde NCS Laboral son los siguientes:
a) Recepción del Plan de cuentas:
Seleccione en el desplegable de recibir datos en Comunicaciones: Plan de cuentas de detalle, y busque el fichero correspondiente, normalmente estará en ncsca\40Traspasos\Comunicaciones\NCSxxx siendo xxx el código de cliente y pulse aceptar, el programa pasa una validación antes de recibir los datos.
Tenga en cuenta que si la cuenta contable ya existe en NCS Contabilidad no la vuelve a recibir aunque exista en el fichero de enlace.
b) Recibir apuntes:
Seleccione el desplegable de recibir datos en Comunicaciones la opción de Diario de apuntes y seleccione el fichero diarioXXXXX_yyyy donde XXXXX es el código de cliente y YYYY el año de enlace en el que va a recibir los apuntes
Si al recibir el diario incluye cuentas contables que no están dadas de alta en NCS contabilidad y existe el fichero de CtaDetallexxxx.xml donde si están definidas recibe ambas cosas a la vez cuentas y apuntes de Diario.
Marque Num. asiento automático y completar Nº documento al configurado (según lo tenga definido en la aplicación de NCS Contabilidad).
y pulse aceptar, al igual que en cuentas valida los asientos antes de recibirlos, y si existe algún problema se lo indica.
Visualizar los apuntes en el Diario:
Si hace doble click en el Diario sobre los apuntes de una nómina: Asiento de tipo 54. de Diario Plantillas
Si hace doble click sobre un asiento en el Diario se abrirá según se ha definido en plantilla tipo 54 (nómina normal con una o varias claves de percepción) o en introducción libre tipo 53 (pago nómina, contabilización seguro social, pago seguro social…)
Si hace doble click en el Diario sobre los apuntes de cobro nómina tipo 53. Introducción Libre