En este menú se recogen todas las opciones de protección de datos que afectan al programa de NCS Laboral:
Encriptar base de datos
Mantenimiento de Usuarios
Visor de accesos
Bloqueo de Terceros
Bloqueo de trabajadores
Salidas encriptadas
Copias de Seguridad
Portabilidad de datos
Supresión de datos
Listado Empleados Bloqueados
ENCRIPTAR BASE DE DATOS:
Mediante un proceso de cifrado se codificará la información existente en la base de datos SQL Server. La única forma de poder entender el contenido original será utilizando una clave especial que descodificará la información. Este proceso lo realiza el departamento de soporte técnico de NCS a solicitud del usuario, además sólo se puede hacer si tiene clave definitiva del módulo de Protección de Datos.
¿Cómo realizar la encriptación de la base de datos?
MANTENIMIENTO DE USUARIOS:
Para realizar un control de usuarios de la aplicación debe:
- Activar la opción de Control de Usuarios en el Entorno Asesorías opción de configuraciones globales de la opción Datos Asesoría.
- Dar de alta los usuarios con su clave de acceso y su periodicidad de caducidad de claves en Control de Usuarios/Mantenimiento de usuarios. En esta opción deberá indicar a que pantallas tiene acceso y debe asignar los clientes con los que puede trabajar en la aplicación de Laboral.
VISOR DE ACCESOS:
Al entrar al programa le pide la clave de acceso, y se va registrando en las opciones que entra, el tiempo que ha estado y si ha introducido, modificado o borrado datos. Se controlan las pantallas parametrizadas a las que tiene acceso el usuario.
En esta opción podrá visualizar un informe de los accesos realizados en un intervalo de fechas.
BLOQUEO DE TERCEROS:
La aplicación incluye una gestión de bloqueo de terceros. Una vez bloqueado un tercero, no podrá ser utilizado por ninguna opción de la aplicación. Sólo podrán acceder a dicho tercero y revocar esa situación, los usuarios con nivel de Administrador. Se realiza en la pantalla de Terceros.
El bloqueo de datos de terceros ya sea porque el administrador lo ha bloqueado manualmente o por bloqueo automático por no realizar ningún uso durante el plazo de prescripción (4 Años).
BLOQUEO DE TRABAJADORES:
Existe también un bloqueo de datos de trabajadores, para el caso de un trabajador es bloqueado para una empresa pero a la vez es trabajador de otra empresa de la asesoría, en este caso no se puede bloquear el tercero (NIF) sino que se deberá bloquear el trabajador en la empresa que no se usa.
Para bloquear un trabajador solo tiene que ponerle fecha de bloqueo en la ficha de empleado, pestaña historial campo Fecha Bloqueo.
SALIDAS ENCRIPTADAS:
Tanto en el envío de nóminas (con informe de horas TP), a los trabajadores o a la empresa están protegidas, los envíos a la empresa se hacen con la clave de encriptación definida para la empresa, y el envío a los trabajadores con la clave definida para cada trabajador, tenga en cuenta que si un trabajador no tiene definido email y manda nómina a los trabajadores, los que no tengan email se envían al email de la empresa y con la clave de la empresa.
La clave de encriptación del trabajador se define en la pantalla de empleado, pestaña historial apartado Pasword PDF (se muestra en la imagen anterior).
La clave de empresa se indica en la pantalla de empresas, pestaña General, solo es visible para el profesional que tiene asignada la empresa, el resto de profesionales (usuarios) no acceder. Cada profesional solo puede acceder a las empreas que tiene asignadas:
Los informes que se pueden obtener en Excel se puede obtener encriptado (desplegable de botón Excel) con la clave definida para la empresa para poderlo enviar de forma externa al destinatario. Por ejemplo en listado de trabajadores en Excel del menú informes deberá seleccionar la opción del desplegable del botón Excel:
Los contratos y resto de documentos de Gestión se guardan encriptados con la clave definida para la empresa.
Si una empresa no tiene definida clave específica se encriptará con la clave definida en la Asesoría en el Entorno Asesorías.
La clave de encriptación de documentos de la Asesoría se indica en el Entorno Asesorías, en apartado Configuraciones/Datos Asesoría/Configuraciones Globales.
Los envíos de documentos por Asesoriaweb no se encriptan ni se protegen con clave porque ya cumple todas las seguridades de acceso al entrar a Asesoriaweb, de tal forma que solo pueden acceder aquellos usuarios que tengan clave de acceso.
NO ENCRIPTAR LOS DOCUMENTOS QUE SE GUARDAN LOCALMENTE (sólo activa durante el periodo de prueba)
Con esta opción puede no encriptar los documentos que se guardan localmente (contratos y otros documentos de Gestión), informe de horas trabajadas. Esto no se aconseja salvo que sea un monopuesto donde tiene todas las seguridades de acceso al ordenador controladas.
A partir de la versión 20.18.0 de Laboral esta opción desaparece porque solo hace caso a la llave del programa, si tiene contratado protección de datos encripta todos los documentos y si no tiene contratado este módulo trabajará con los documentos desencriptados.
COPIAS DE SEGURIDAD ENCRIPTADAS:
Las copias de seguridad, tanto totales como por empresa puede obtenerlas con una clave de encriptación, que será si es copia total la clave de la asesoria definida para el efecto en Entorno Asesorías, y si es por empresa será la clave definida en la pantalla de empresas de Laboral.
Para ello debe marcar la opción de Encriptar Copia al hacer la copia por empresa:
Para copia de seguridad completa debe marcar la opción de Encriptar Copia RGPD para guardar los ficheros de copia con clave de la asesoría:
PORTABILIDAD DE DATOS:
Esta opción sirve para cuando un tercero que sea trabajador ejerza su derecho de portabilidad, con ello obtiene un fichero de formato XML con los datos del trabajador. Puede parametrizar incluir los datos de la empresa y del reprensentante de la empresa, así como selecionar más de un trabajador de la misma empresa.
Una vez generado el fichero el programa le muestra una ventana que le indica donde se encuentra el fichero grabado para ponerlo a disposición del trabajador que ha solicitado la portabilidad (o a la empresa si ha solicitado más de un trabajador), además también puede visualizar el contenido del fichero.
SUPRESIÓN DE DATOS:
Si un trabajador solicita su derecho de supresión de datos (siempre que haya transcurrido el periodo de guarda legal establecido para todos los documentos que tenga el trabajador), podrá realizar el borrado de trabajador. Este proceso pide una doble confirmación para evitar borrar un trabajador por error.
Esta opción accede al borrado de trabajadores, para borrar todos los datos de trabajadores. Indique empresa y trabajador y pulse el botón ‘Borrar’.
Una vez borrado el empleado deberá borrar el ‘Tercero’ de la base de datos común con el resto de aplicaciones de NCS, tenga en cuenta que ésto solo es posible si no tiene datos en el resto de aplicaciones, para ello borre los datos susceptibles de protección (direcciones, telefonos, emails, NAF, fecha nacimiento y modifique el NIF por uno inventado por ej. 25252525C y modifique nombre y apellidos).
LISTADO DE TRABAJADORES BLOQUEADOS:
Obtiene un listado de todos los trabajadores bloqueados de una empresa, este informe le servirá de ayuda para borrar los trabajadores bloqueados en función de si ha pasado el plazo de prescripción. Para mantener los datos de los trabajadores el menor tiempo posible.
En el menú de Protección de Datos acceda a esta opción para obtener el informe de la empresa y/o empresas indicadas y obtendrá todos los trabajadores que tienen fecha de bloqueo anterior a la fecha de bloqueo que indique en esta pantalla.
¿Cómo Encriptar la base de datos?
Este proceso es común a las aplicaciones NCS Fiscal, NCS Laboral y NCS Contabilidad, se encripta la base de datos SQL Server, que todos ellos comparten (solo se encriptarán los datos existentes en SQL Server). Lo realizará el departamento de soporte técnico a solicitud del usuario. Es necesario disponer de la llave de ‘Protección de datos’.
Aunque el propio proceso realiza copia de seguridad general, antes de realizarlo se recomienda hacer una copia de seguridad general.
Ejemplo de la copia de seguridad sin encriptar del día 16/09/2020:
· ncscs20200916.bak
· ncscs20200916_DOC.bak
Dentro de \NCSCA, ejecutar el fichero XPBBDD.exe. Se mostrará la siguiente pantalla:
Mediante el botón ‘Encriptar’, el programa realizará, en primer lugar una copia de seguridad de los datos existentes tanto de la base de datos principal como la de los documentos (la copia la guardará en: \NCSCA\COPIAENCRIPTA) y, posteriormente encriptará ambas bases de datos.
Para realizar el proceso es necesario que todos los usuarios estén fuera de las aplicaciones de NCS, introducir una clave de validación que le proporcionará NCS y pulsar ‘OK’.
Teclear ACEPTO y pulsar ‘OK’.
Al terminar la encriptación de la base de datos principal, sale un aviso indicando que hay que continuar el proceso, encriptando la base de datos de documentos.
Una vez finalizada la encriptación de la base de datos de documentos, sale un aviso indicando que el proceso ha finalizado.
Al terminar la encriptación todas las opciones estarán chequeadas, el botón de ‘Encriptar’ estará desactivado, ya que la base de datos está encriptada y, el botón ‘Desencriptar’ pasa a estar activo.
Una vez encriptada la base de datos, desde NCS Fiscal, NCS Laboral y NCS Contabilidad se accederá a los datos utilizando una clave especial que descodificará la información, de forma totalmente transparente para el usuario.
Antes de comenzar a trabajar con cualquiera de las aplicaciones NCS Fiscal, NCS Laboral y NCS Contabilidad, se recomienda volver a realizar una copia de seguridad general, esta vez la misma estará encriptada.
Ejemplo de la copia de seguridad encriptada del día 16/09/2019:
· ncscs20200916crypted.bak
· ncscs20200916crypted_DOC.bak
La única forma de poder restaurar una copia se seguridad encriptada, será sobre una base de datos cifrada con la misma clave de cifrado que la base de datos original.
· Si la base de datos está encriptada se podrán restaurar copias de seguridad encriptadas.
· Si la base de datos no está encriptada se podrán restaurar copias de seguridad no encriptadas.