El IRPF hay que calcularlo en Enero o mes de alta del trabajador en la empresa siempre.
Además cuando sufre alguna modificación en los datos salariales, hay variación en los hijos, ascendientes, grado de discapacidad u otros cambios.
El programa detecta de forma automática y lo apunta como pendiente de regularizar los siguientes casos:
| Regularización inicial | Se hace en Enero o mes de alta |
| Cambios en salario según empleado: – Datos salariales según empleado – Entrada General de Incidencias – Pantalla de Locomoción y dietas – Si fuerza días trabajados y/o cotizados en el calendario laboral – Realiza un cambio en la jornada trabajada para tiempo parcial – Modificación de las pagas extras: parametriza por empleado o cambia la cuantía fija o cambia el devengo de la paga – Si se modifica la jornada Frutas y Hortalizas – Si se indican horas complementarias – Si modifica la fecha de antigüedad automática – Cambia la cuantía del concepto antigüedad respecto mes anterior | Parámetro mes actual o mes siguiente |
| – Si modifica la fecha de antigüedad automática – Cambia la cuantía del concepto antigüedad respecto mes anterior | mes siguiente |
| Modificación en el calendario laboral por anotación de huelga, suspensión o absentismo | mes siguiente |
| Forzar días/horas o unidades para el cobro | mes siguiente |
| Cambios de datos salariales según convenio: – Modificación de datos de las categorías – Modificar la categoría al trabajador | Parámetro mes actual o mes siguiente |
| Variación en los datos de IRPF: – Modificación de los datos del contribuyente – Hijos o ascendientes deducibles – Pensión cónyuge o anualidad por alimentos | Parámetro mes actual o mes siguiente |
| Cambio de otros datos del trabajador: – Cambio del contrato (ej. pasa de temporal a indefinido) le afecta a los gastos deducibles – Modificación en fecha de alta o baja en la empresa porque cambia el periodo de cálculo – Cambio del grupo de pago o grupo de cotización – Modificación de la fecha de nacimiento – Exclusión de desempleo (modifica los gastos deducibles) – Si adquiere la condición de Administrador o socio cooperativista – Cambio en la modalidad de cotización SEA – Si modifica el tipo de cálculo de manual a automático | Parámetro mes actual o mes siguiente |
| Fecha de alta de la maternidad | Mes siguiente |
| Modificación en fecha fin de contrato y/o prorroga si no tiene marcada en Otros procesos/IRPF/Calculo de %IRPF sin fechas de contrato | Parámetro mes actual o mes siguiente |
| Ajustes, modificar de tener ajuste a no tenerlo | Parámetro mes actual o mes siguiente |
| Fin de Expediente de Regulación de Empleo | Parámetro mes actual o mes siguiente |
Cada vez que se produzca uno de estos cambios se apunta el trabajador para regularizar.
Al entrar al programa o al calcular nóminas si existen pendientes en el mes de calculo, da mensaje de que tiene regularizaciones de IRPF pendientes, que si desea hacerlas ahora, puede realizarlas en dicho momento o bien de forma manual el usuario puede entrar en la opción de regularizaciones pendientes y regularizar las que tenga cuando desee (opción de Otros Procesos/IRPF).
Los cambios en Ajustes (cuantía del ajuste, modificación del concepto de ajuste) no se apuntan como pendientes porque todos los trabajadores con ajuste, si tiene tipo de cálculo automático, se regulariza todos los meses y si es trimestral se regulariza en los meses de enero, abril, julio, octubre y diciembre. Si es si calculo superior lo comprueba en cada mes.
Si marca la opción de regularización automática en el mes siguiente (en Otros Procesos/IRPF/Regularización automática en el mes siguiente, los posibles cambios que implican una regularización de todos los indicados en la tabla anterior lo hará en el mes siguiente al cambio, de todos aquellos que se pueden parametrizar, si no marca esta opción se apuntan para regularizar en el mismo mes del cambio.
Tenga en cuenta que los apartados cambio del importe de antigüedad automática y cambio en el porcentaje de jornada de cobro por horas se deben hacer fijo en el mes siguiente, pues se obtiene el valor en el propio mes donde se comprueba si ha cambiado y si es diferente se apunta para regularizar en el mes siguiente.